Excel (blijven) gebruiken of toch een ERP-systeem aanschaffen? 

Tevreden met Excel? Of denk je erover om over te stappen op ERP-software?

Bekijk ons artikel en maak een weloverwogen keuze!

Is Excel hetzelfde als een ERP-systeem?

Nee, Excel en ERP-software zijn niet hetzelfde. 

Excel kan echter wel een aantal (basis)-functies van een ERP-systeem uitvoeren, zoals: 

• Vastleggen en bijhouden van financiële gegevens. Je kunt ook rapporten genereren in Excel. Denk bijvoorbeeld aan je kasstroomoverzicht.
• Voorraadniveaus bijhouden.
• vastleggen van: inkooporders, informatie over leveranciers en betalingsstatussen. 

ERP-software gaat verder dan deze bovenstaande functies. Dit type software is vele malen geavanceerder, zoals je hieronder gaat ontdekken.  

Hieronder gaan we dieper in op het verschil tussen de twee programma's. 

Het verschil tussen Excel en ERP-systemen

Excel is een spreadsheetprogramma (waarschijnlijk ken je het wel!). Excel bestaat uit rijen en kolommen waarin je je gegevens opschrijft. 

Je kunt ook allerlei formules op je gegevens loslaten en je gegevens visualiseren. Excel wordt veel gebruikt voor gegevensanalyse, rapportage en budgettering.

ERP-software_is gemaakt om je bedrijfsprocessen bij te houden. Dit type software is geïntegreerd met al je bedrijfsprocessen. Daardoor zie je in je ERP-systeem realtime gegevens over je bedrijf. 

Tabel met de grootste verschillen tussen Excel en ERP-software. 

Hieronder staat een tabel met, wat wij zien als, de grootste verschillen tussen Excel en ERP-software: 

Zoals je in de tabel ziet, biedt ERP-software je veel meer opties dan Excel. 

Wanneer gebruik je Excel? En wanneer gebruik je een ERP-systeem? 

Ondanks het feit dat ERP-software veel voordelen biedt, zijn er ook situaties waarin Excel volstaat. 

Hieronder bespreken we situaties waarin Excel voldoende kan zijn. Daarna geven we je inzicht in situaties waarin je beter voor een ERP-systeem kunt kiezen.

Situaties waarin Excel volstaat

In deze situaties is Excel voldoende:

• Als je een klein bedrijf bent met beperkte budgetten

Excel is kosteneffectief en vereist geen grote investeringen zoals ERP-systemen.

• Wanneer je bedrijfsprocessen eenvoudig zijn

Bedrijven met eenvoudige, niet aan elkaar gekoppelde processen kunnen hun gegevens eenvoudig beheren in Excel.

• Wanneer je een beperkt aantal werknemers hebt

Voor kleine teams is Excel eenvoudig te delen en te bewerken zonder geavanceerde toegangscontrole of meerdere gebruikersniveaus.

• Wanneer je ad-hocrapportage en -analyse wilt uitdraaien

Bedrijven die slechts sporadisch gegevens hoeven te analyseren en rapporteren, kunnen de flexibiliteit en krachtige functies van Excel gebruiken om in hun behoeften te voorzien.

• Als je een startup bent of met tijdelijke projecten werkt

Startups en bedrijven met tijdelijke of kortlopende projecten kunnen Excel gebruiken om snel en flexibel te werken zonder de lange implementatietijd en kosten van ERP-systemen.

Situaties waarin ERP-software het meest geschikt is voor jou

In deze situaties raden we je aan om ERP-software te kiezen: 

• Wanneer je bedrijf groeit

Een ERP-systeem groeit met je mee en biedt ondersteuning voor steeds complexere bedrijfsprocessen. 

• Als je processen complex zijn

ERP integreert verschillende bedrijfsfuncties (zoals financiën, HR, inkoop en voorraadbeheer) in één systeem, wat de efficiëntie verbetert. 

• Als je organisatie meerdere afdelingen en locaties heeft 

ERP-software vergemakkelijkt de coördinatie en communicatie tussen verschillende afdelingen en locaties, waardoor je operationele efficiëntie verbetert.

• Wanneer je waarde hecht aan realtime gegevens en rapportage

ERP biedt real-time inzicht in bedrijfsgegevens. Dit is essentieel voor snelle en weloverwogen besluitvorming.

• Wanneer je moet voldoen aan strikte nalevingseisen.

ERP helpt je te voldoen aan voorschriften en normen door je geautomatiseerde controles en uitgebreide rapportagemogelijkheden te bieden.

Zo ziet Microsofts ERP "Business Central" eruit:

Belangrijkste nadelen van Excel + het grootste voordeel

Naar onze mening heeft Excel een aantal grote nadelen. Deze leggen we hieronder uit:

Als je Excel gebruikt, is de kans groot dat je fouten maakt. Over het algemeen voeg je handmatig gegevens toe aan Excel. Nogmaals, iedereen werkt op zijn eigen manier binnen dit programma. Ook heb je meestal geen live toegang tot Excel. Hierdoor werken jij en je collega met verschillende versies van je gegevens. 

Daarnaast, gebruikt Excel geen realtime informatie. Voor zover wij weten kun je Excel niet koppelen aan je bedrijfsprocessen. 

Ondanks deze nadelen, heeft Excel 1 heel groot voordeel. Het is namelijk een (bijna) gratis programma!  

De (overbrugbare) nadelen van ERP-systemen

ERP-software is erg krachtig. Toch zijn er ook enkele nadelen te noemen. Wat ons betreft zijn deze nadelen vrij eenvoudig te overwinnen.

Het grootste nadeel ten opzichte van Excel zijn de kosten. ERP-systemen kosten al snel 2,5% tot 8% van je totale omzet. Vergeet hierbij niet dat een ERP-systeem je zeker ook iets oplevert! Op deze pagina vind je een ERP-systeem kostencalculator. Vul het in en kijk hoe jouw kostenplaatje eruitziet. 

Het kan ook moeilijk zijn voor mensen om ERP-software te leren gebruiken. Dit kan weerstand oproepen binnen je organisatie. 

Excel vraagt nauwelijks implementatietijd. Wil je een ERP-systeem gebruiken? Dan is een goed ERP-implementatie essentieel is. Zo'n implementatie kan in het ergste geval lang duren. Ga in ieder geval uit van zo'n 3 maanden! 

Wil je meer weten over de nadelen van ERP-software? Ontdek het nu op onze pagina over de 5 grootste nadelen van ERP-systemen. 

Risico's van het gebruik van Excel, een voorbeeld

Bedrijf X is een klein productiebedrijf dat onderdelen levert aan verschillende industrieën. Ze hebben een magazijn met 1.000 verschillende producten en een maandelijkse omzet van €100.000. Bedrijf X gebruikt momenteel Excel voor hun voorraadbeheer.

Scenario bij gebruik van Excel in plaats van ERP-software

1. Fout in inventarisgegevens: Er is een typefout gemaakt in Excel, waardoor het voorraadniveau van een populair product wordt weergegeven als hoger dan het in werkelijkheid is.
2. Vertraagd opnieuw ordenen: Door deze fout wordt een nabestelling te laat geplaatst, waardoor het product tijdens een piek in de vraag niet op voorraad is.
3. Gevolgen:
   • Noodbestellingen bij leveranciers om de voorraad aan te vullen (€ 2.000 aan extra kosten door spoedkosten).
   • Vertraagde leveringen aan klanten, leading tot geannuleerde orders (geschatte inkomstenderving van €5.000).
   • Verlies van vertrouwen bij de klant, met als gevolg een daling van 5% van terugkerende klanten in de komende zes maanden (geschat omzetverlies van € 3.000).
   • Extra uren personeel om de fouten te corrigeren en de klantenservice af te handelen (geschatte extra personeelskosten van €500).

Totale geschatte kosten door fouten in Excel: €10.500

Dus, blijf je Excel gebruiken of koop je toch een ERP-pakket?

Twijfel je tussen Excel blijven gebruiken of overstappen naar een ERP-systeem? 

Hoewel Excel prima werkt voor eenvoudige taken, biedt een ERP-systeem aanzienlijke voordelen voor groeiende bedrijven met complexe processen. 

Overtuigd van de kracht van ERP software? 

Vul dan onze ERP-vergelijkingstool in en ontdek welk systeem het beste past bij jouw specifieke behoeften. 

Binnen 5 minuten krijg je advies op maat over welke pakketten het geschiktst zijn voor je bedrijf.