Verantwoordelijk voor ledenadministratie, websitebeheer en communicatie met je leden?
Dan weet je dat deze taken vaak (onnodig) ingewikkeld zijn. Het werken in verschillende losstaande programma's zoals Excel, Outlook en WordPress maakt dit proces ingewikkeld.
Ga je een CRM-systeem gebruiken? Dan beheer je al je leden, inschrijvingen en websiteactiviteiten vanaf nu in één handig tool. Dit zorgt voor beter overzicht, minder fouten en een betere band met je leden.
Genoeg reden om dit soort software te gebruiken, toch?!
In dit artikel leer je meer over de voordelen van CRM voor verenigingen. Ook krijg je een lijst met vier (meer dan geschikte) systemen voor organisaties zoals die van jou!
* We hielden een interview van 50 minuten met Frank van de Vinne (directeur bij CRM-ontwikkelaar Livits). Met de inzichten van Frank, hebben we een extra waardevol en diepgaand artikel voor je weten te maken. We hebben Livits toegevoegd aan de lijst met CRM-systemen. Door dit pakket toe te voegen, krijg je als vereniging meer opties en vergroot je de kans een passend systeem te vinden!
Inhoud van dit artikel:
Naar onze mening is CRM-software een ideale oplossing voor verenigingen. Binnen dit type software bewaar en beheer je al je ledengegevens op een consistente manier.
Iedereen kan je ledengegevens bekijken en bewerken (ook je leden!). Dit zorgt ervoor dat je minder fouten maakt dan wanneer je in Excel werkt. Of schrijf je nog steeds op kladjes papier of bierviltjes rechtstreeks uit de kantine!
Naast ledenadministratie is een CRM ideaal voor:
Hieronder vind je onze lijst met vier CRM-systemen speciaal voor verenigingen. Scroll naar beneden voor meer uitleg over de systemen:
Wil je weten welk CRM het beste bij je specifieke situatie past? Vul dan onze vergelijkingstool. Beantwoord enkele vragen en ontdek welk pakket het beste bij je past.
Wist je dat Microsoft en veel andere ERP-makers vaak gebruik maken van leveranciers/partners?
Er is dus een verschil tussen de maker van het systeem en de partner die je kiest voor je ERP-project. Microsoft ontwikkelt alleen het basissysteem.
Verschillende partners bouwen voort op deze basis. Zo ook binnen deze specifieke sector. Binnen Nederland ontwikkelen meerdere Microsoft partners software voor verenigingen.
Dit zijn twee van dit soort partners: 9altitudes als Ifunds. Hieronder zoomen we in op beide leveranciers.
9altitudes richt zich op ledenorganisaties. Met hun software helpen ze je om relevant te blijven voor bestaande en nieuwe leden. Ook bouw je met de software van dit bedrijf persoonlijke en hechte relaties op met je leden. Kortom: met de software van 9altitudes maak je de transformatie van een traditionele organisatie naar een meer digitale vereniging!
Wat maakt dit systeem geschikt voor verenigingen?
Ifunds is een organisatie die zich volledig richt op verenigingen. Dit bedrijf biedt oplossingen voor: fondsenwerving, lidmaatschap, campagnes en projectadministratie. Het bedrijf bestaat al 25 jaar en heeft dus veel ervaring binnen deze markt. Als je hun website bekijkt, zie je dat ze de uitdagingen van verenigingen begrijpen!
Wat maakt deze software geschikt voor verenigingen?
Dit CRM pakket richt zich uitsluitend op Non-profits. Als je hun website bekijkt, zie je dat Zoho begrijpt waar je als vereniging mee te maken hebt.
Een vereniging/non-profit is duidelijk anders dan een groot commercieel bedrijf! Deze leverancier begrijpt dat.
Dit systeem bevat functies voor e-mail en sociale media. Ook krijg je binnen dit pakket een 360 graden overzicht van je contacten. Dit geeft je inzicht in de acties van je vrijwilligers (welke vereniging is niet groot geworden door vrijwilligers?)
Extra tip: vraag Zoho naar korting. Non-profits krijgen dit regelmatig!
Wat maakt dit systeem geschikt voor een vereniging?
Eerlijk gezegd kennen we deze software niet. Ook staat deze partij nog niet op ons CRM vergelijkingsplatform. Toch vermelden we deze aanbieder in onze lijst. Maar waarom?
Neem eens een kijkje op de website van Procurios. Dan zie je dat de software van Procurios perfect is voor allerlei soorten verenigingen. Ze hebben bijvoorbeeld oplossingen voor ledenverenigingen, goede doelen, patiëntenverenigingen en federaties.
Wat maakt deze software geschikt voor verenigingen?
Livit's CRM richt zich zowel op brancheverenigingen als beroepsverenigingen. Zit je niet in een van deze segmenten? Dan is Livits niet de juiste software voor jou.
Maak je wel deel uit van zo'n vereniging? Dan is deze software speciaal voor organisaties zoals die van jou ontwikkeld.
Deze CRM-partij begrijpt simpelweg wat organisaties binnen deze niche willen. Dit soort diepgaande kennis ontbreekt wanneer je voor een meer generiek softwarepakket kiest.
"We bieden een uitgebreide oplossing die is afgestemd op de specifieke eisen van ledenorganisaties."
Wat maakt deze software geschikt voor verenigingen?
Bij het kiezen van een geschikt CRM-pakket mogen de onderstaande functies volgens ons niet ontbreken. Natuurlijk hebben we hier specifiek gekeken naar de belangrijkste functies voor verenigingen.
We hebben ons eigen CRM als voorbeeld gebruikt. Zo kun je perfect zien wat er allemaal mogelijk is met dit soort software! Dat we ons specifieke systeem als voorbeeld nemen, betekent niet dat dit pakket bijzonder geschikt is voor verenigingen.
Leden vormen het hart van elke vereniging. Een vereniging zonder leden heeft geen bestaansrecht. Het is daarom cruciaal om een goed inzicht te hebben in je ledenbestand. Betaalt iedereen zijn contributie? Of zijn er lidmaatschappen die bijna verlopen? Of zijn er leden die gewoon wat extra aandacht nodig hebben?
Een CRM geeft je het inzicht en overzicht dat je nodig hebt.
Het bijhouden van je leden werkt perfect binnen CRM-software. Dit komt doordat iedereen binnen je vereniging toegang heeft tot dezelfde (live) gegevens. Dit betekent dat iedereen binnen je vereniging met dezelfde gegevens werkt!
Binnen je software wil je je leden indelen in categorieën oftewel segmenten. Binnen CRM-software maak je deze segmenten eenvoudig aan. Denk hierbij aan groepen voor ex-leden, leden, potentiële leden en bestuursvoorzitters. Erg handig deze segmenten, want elke groep heeft baat bij andere e-mails en andere communicatie-uitingen.
Samengevat is software met goede functies voor ledenbeheer essentieel voor elke vereniging. Zeker als je honderden of zelfs duizenden leden hebt! Let dus extra goed op of je potentiële nieuwe software goede functies voor ledenbeheer heeft.
Sommige CRM-pakketten bevatten functies voor het beheren van je website. Normaal gesproken gebruik je een stand-alone CMS (systeem voor contentmanagement). Denk bijvoorbeeld aan WordPress of Wix.
Het CRM van HubSpot heeft een CMS ingebouwd in de software. Dit zorgt ervoor dat je naast je ledenbeheer, marketing en andere functies ook je websitebeheer in één systeem hebt. Hierdoor hoef je nooit meer in te loggen op tientallen systemen; je logt alleen nog maar in op je CRM. Dat scheelt weer meerdere wachtwoorden onthouden!
Hieronder zie je hoe je social media posts verstuurt en inplant met CRM software. Wij vinden het vooral handig dat je posts vooruit kunt plannen. Dit maakt het gemakkelijk om meerdere weken/maanden vooruit te werken.
Ga bijvoorbeeld een halve dag zitten voor je sociale-mediamarketing en plan een aantal maanden aan posts van tevoren in. Zo vergeet je nooit meer social media berichten in te plannen!
E-mail is een ideaal kanaal om in contact te komen met je leden. Je kunt eenvoudig een maandelijkse nieuwsbrief versturen of uitnodigingen versturen voor de "Foute Kersttrui Borrel 2024". Bijzijn is meemaken!
Zoals je hieronder ziet, kun je zowel normale als automatische e-mails versturen binnen onze CRM oplossing.
Laten we eens kijken hoe zo'n e-mail eruit ziet in HubSpot (ons CRM). We vinden het prettig om ook het versturen van e-mails binnen één systeem te hebben. Dat geeft overzicht en daardoor hoeven we niet steeds te switchen tussen Outlook en andere software.
Daarboven kun je een visueel aantrekkelijke headerafbeelding aan je mail toevoegen. Dit maakt de mail meteen een stuk aangenamer om naar te kijken. Het is hier bijvoorbeeld leuk om een afbeelding van je vereniging te plaatsen.
Bovendien is het binnen de meeste CRM's eenvoudig om je mails te personaliseren. Zie de aanhef van de mail hierboven. De voornaam van je contactpersoon wordt hier automatisch geladen.
Laten we naar de laatste niet te missen functionaliteit gaan: "communities".
Een communityplatform is geweldig voor het creëren van interacties tussen je leden. In sommige CRM-systemen is zo'n platform ingebouwd.
In een communityplatform kunnen leden een open discussie voeren over bepaalde onderwerpen.
"Organisaties kunnen communitysoftware gebruiken om in contact te komen met hun klanten of partners (eigen toevoeging: en leden) door een ruimte te bieden voor het delen van ideeën, het verzamelen van meningen, het opslaan van vragen en het beantwoorden van vragen."
Hieronder zie je hoe de community functionaliteit eruit ziet in Livits hun software:
Hier zijn drie tips om je te helpen de juiste CRM te kiezen:
Kijk welke software bij je situatie past. Heeft jouw vereniging maar 10 leden? Of nog minder? Dan kan een gratis oplossing zoals Excel voldoende zijn.
Heb je honderden of zelfs duizenden leden? Dan raden we je aan om een CRM-systeem aan te schaffen. Zeker als er veel mutaties, of aanpassingen, nodig zijn binnen je contactgegevens.
Maar wat bedoelen we met mutaties in je gegevens? We leggen het je uit aan de hand van het onderstaande voorbeeld.
Stel je voor: je hebt een speeltuin met honderden (jonge) leden. Hoe leuk is het om deze kinderen (je leden) een felicitatiemail te sturen.
"Gefeliciteerd met je verjaardag John, je kunt gratis langskomen tot het einde van deze maand! De warme chocolademelk staat voor je klaar :)"
Stel je voor dat je de leeftijden van alle leden in Excel hebt staan. Hoe ga je dan de leeftijden van leden inzichtelijk maken? Juist, dat moet je dan helemaal handmatig doen.
Binnen een CRM-systeem zijn dit soort gegevens dynamisch. Wat bedoelen we met dynamisch? We bedoelen dat op basis van wat je bij je lid/contact invoert, de gegevens automatisch worden bijgewerkt.
Als je lid geboren is op 12-12-2010, dan zal op 12-12-2025 de leeftijd automatisch van 14 naar 15 gaan. Dit kan dan een mooie trigger zijn voor het versturen van je "Gefeliciteerd" e-mail.
Elke vereniging heeft andere functionaliteiten nodig. Voor een voetbalvereniging zijn andere functies belangrijk dan voor een werkgeversorganisatie.
We raden je daarom aan om onze CRM-vergelijkingstool in te vullen. Zoals je hieronder ziet, voer je in onze tool in welk type vereniging je bent.
Vervolgens vragen we je welke functies je in je CRM wilt:
Uiteindelijk vragen wat je maximale maandelijkse licentiekosten zijn en wat je implementatiebudget is. Vervolgens krijg je een lijst met geschikte pakketten. Uit deze lijst maak je eenvoudig een afspraak met een van deze leveranciers. Dit is volledig vrijblijvend! Jij (en alleen jijzelf) beslist of je contact opneemt met de leverancier.
"Maak het niet te ingewikkeld." Dit is een tip die we vaak geven. We blijven erbij dat je een zo eenvoudig mogelijk CRM moet kiezen. Maar maak het niet TE eenvoudig.
Als vereniging wil je communiceren met je leden. Zorg er dus voor dat je (nieuwe) CRM-systeem deze behoefte ondersteunt. Wil je e-mails sturen naar je leden? Zorg er dan in je selectieproces voor dat je pakket deze functie bevat. Alleen functies voor ledenbeheer zijn in dit geval onvoldoende.
Een logisch en voor de hand liggend advies, maar je bent niet de eerste die een minder-dan-optimaal systeem kiest! Zorg er dus voor dat je wat extra tijd en moeite investeert tijdens je keuze. Upgraden naar een geavanceerder systeem kost veel tijd, geld en gedoe.
We raden aan om "verenigings-" specifieke software te kiezen. Maar waarom geven we je dit advies?
Allereerst wijkt de terminologie, in generieke systemen, vaak af. In deze software kom je termen als "leads" en "klanten" tegen. Maar heb je, als vereniging, leads en klanten? Waarschijnlijk niet!
Ten tweede zijn meer algemene CRM-systemen niet gemaakt voor de specifieke behoeften van verenigingen. Daarbij heeft de partner achter de software vaak minder kennis van je specifieke branche. Weet deze partij wel waarmee je, binnen je vereniging, dag in dag uit te maken hebt?
Maar is er dan geen enkel voordeel te noemen voor het kiezen van een generiekere CRM-ontwikkelaar?
Jawel hoor, want deze leveranciers hebben bijvoorbeeld meer marketingkracht en een bekende merknaam. Ze hebben ook verbazingwekkende marktaandelen.
Maar zijn deze factoren essentieel voor een vereniging? Wij denken dat het belangrijk is om een pakket te kiezen dat het beste past bij je behoeften.
Voor jou is het belangrijk om software te vinden die ledenadministratie makkelijker maakt. Daarnaast ben je waarschijnlijk op zoek naar software die helpt om de relatie met je dierbare leden te verbeteren, toch?
Controleer daarom altijd of je software (de voor jou) belangrijkste functionaliteiten heeft.
Volgens de coauteur van dit artikel Frank van de Vinne is het opvragen van referenties essentieel.
In dit geval doelt hij niet op gewone referenties. Hij bedoelt hier referenties van vergelijkbare verenigingen!
Frank raadt aan om een organisatie te bezoeken die vergelijkbaar is met de jouwe. Ga eens kijken hoe CRM X, Y of Z bij hen functioneert.
Frank zijn quote:
"Vertrouw niet blindelings op de woorden van CRM-partners zoals ik, maar ga op zoek naar referenties. Een demo of een lijst met eisen is onvoldoende. Een referentiebezoek is noodzakelijk. Anders ben je niet goed bezig. Referenties vertellen het echte verhaal."
In dit artikel heb je een aantal geschikte CRM-systemen voor je vereniging gezien.
Toch raden we je aan om altijd een pakket te kiezen dat past bij je specifieke situatie en behoeften. Geen enkele vereniging is hetzelfde.
Daarom raden we je aan onze gratis en vrijblijvende CRM-vergelijkingstool in te vullen.
Ontdekken of een van deze systemen (uit onze lijst) als beste uit de vergelijking komt? Beantwoord enkele vragen en kom erachter!
Vind je nieuwe CRM-systeem
English 
Nederlands