CRM-systeem: betekenis, opties + hoe kies je er een? 

14 februari 2024

CRM, wat staat voor Customer Relationship Management, is software waarin je gegevens van contacten en klanten organiseert. Met een CRM-systeem sla je contactgegevens op binnen een centrale plek. Denk aan contactgegevens, belgeschiedenis, geplande afspraken en gegevens rondom voorkeuren. 

Vanuit deze centrale database plan je gemakkelijk vervolgacties in. Dit helpt je om potentiële klanten enthousiast te maken voor je product of dienst. De gegevens binnen je CRM maken je ook klantgerichter. Je weet precies welke contactmomenten er zijn geweest en wat de voorkeuren van je klanten zijn. 

Hierboven heb je meteen een antwoord gevonden over wat een CRM systeem is. Gelukkig is deze korte (en hopelijk duidelijke?!) uitleg maar een klein onderdeel van deze pagina. In dit artikel kom je ook meer te weten over de volgende onderwerpen:




Zo werkt CRM-software: een praktijkvoorbeeld

Wil je weten hoe een CRM systeem werkt? We leggen het je uit aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Laten we ons proces en systeem als voorbeeld nemen. Ons proces bestaat grofweg uit twee stappen:

Stap 1. leads toevoegen als contactpersoon

Onze Softwareleverancier Specialist Joep Sangers, zoekt op internet naar potentiële partners (leads) voor op ons platform. Als hij een persoonlijk e-mailadres vindt, voegt hij dat toe in ons systeem. Het aanmaken van een nieuw contact is in wezen het startpunt van mogelijke vervolgacties.



Binnen 5 minuten een CRM-pakket vinden?

Vul onze CRM-vergelijkingstool in en ontdek welke systemen bij je passen

Het is geheel vrijblijvend. (Andere) Verkopers benaderen je NOOIT zonder je toestemming.



Stap 2 Converteer leads naar klanten

Het nieuwe contact staat nu in ons systeem. Nu willen we dat dit contact de actie uitvoert die wij willen. In ons geval willen we dat het contact een partner/klant van ons wordt. Hiervoor zijn vervolgacties van onze kant nodig. 

Ons CRM-systeem geeft ons voldoende inzicht in vervolgstappen en -acties. Het doel van deze vervolgacties? Nieuwe klanten binnenhalen! 

Zoals je hieronder kunt zien, geeft ons systeem de vervolgacties overzichtelijk weer. Voor elk contact wordt aangegeven of we moeten e-mailen, bellen of andere vervolgacties moeten uitvoeren.



We zien ook door wie en wanneer een vervolgactie moet worden uitgevoerd. Zie hieronder een voorbeeld van een herinnering die HubSpot (onze software) naar ons heeft gestuurd:



Belangrijkste functionaliteiten van CRM-software

Hieronder vind je de belangrijkste modules van CRM:

CRM modules


Grootste voordelen van CRM-software

De grootste voordelen van CRM op een rij: 

  • 360-graden klantbeeld: je krijgt een compleet beeld van elke klant. 
  • Verkoop en marketing beter op elkaar afgestemd: je marketing- en verkoopafdelingen werken allemaal samen binnen één systeem. 
  • Digitale marketing tools: met e-mailmarketing en social media-integraties verbeter je je communicatie naar leads en klanten.
  • Betere voorspellingen: Met behulp van voorspellingsfuncties, voorspel je het gedrag van je klanten. Dit maakt persoonlijkere ervaringen mogelijk.
  • Gestroomlijnde creatie en distributie van content: binnen de meeste CRM-systemen maak en deel je eenvoudig blogs en whitepapers met de wereld. 
  • Significante ROI: een goed werkend CRM-pakket leidt tot betere klantrelaties en betere verkoopefficiëntie = meer leads worden klanten!



Wil je je bedrijf naar een hoger niveau tillen? Vul onze CRM-vergelijkingstool in en vind een CRM binnen 5 minuten!



De nadelen


Hieronder staan de grootste nadelen:

  • Hoge implementatie- en licentiekosten: Het opzetten van een CRM-systeem brengt kosten met zich mee. Denk aan kosten voor: implementatie, licenties en training
  • Lastige gegevensmigratie: Het overzetten van gegevens uit andere systemen naar een CRM kan lastig zijn.
  • Weerstand van werknemers: Het gebruik van een CRM-systeem kan weerstand oproepen bij medewerkers.
  • Complexiteit van systemen: CRM-systemen zijn complex en het aanpassen ervan aan de unieke behoeften van een bedrijf kan tijdrovend zijn.

Zo zien CRM-systemen eruit

Hieronder zie je hoe CRM-systemen eruit zien. Bekijk de screenshots van twee verschillende systemen en krijg een beter idee van hoe dit soort software eruitziet. 

Wil je gedetailleerde uitleg over deze CRM voorbeelden? Je bekijkt het op onze pagina: 10 voorbeelden van CRM-systemen [+ screenshots].

Microsoft Dynamics 365

Laten we beginnen met CRM van Microsoft. We gebruikten deze software voordat we overstapten naar HubSpot. Bekijk hieronder het beginscherm van dit pakket. Binnen dit gedeelte vind je in principe de belangrijkste informatie.



In het onderstaande scherm (de klantenkaart) zie je alle informatie over je individuele contacten. Dit omvat de communicatiegeschiedenis en contactgegevens. 



Alexion

Het volgende CRM-pakket is dat van Alexion. Dit systeem wordt beschouwd als een van de eenvoudigste CRM-pakketten binnen deze markt. Bovendien is Alexion een van de best betaalbare systemen! 

Bekijk hieronder hoe de oplossing van Alexion eruitziet. Je ontdekt eerst de klantenkaart en ziet dan hoe je artikelen toevoegt.



Zo voeg je een product toe in het CRM van Alexion:




CRM-systemen om uit te kiezen

Hieronder staan verschillende CRM-systemen. Deze lijst is een mix van veelgebruikte pakketten, zoals HubSpot en Microsoft, en minder bekende spelers.

  • Alexion
  • Dynamics 365 (Microsoft)
  • Efficy
  • HubSpot 
  • Odoo
  • Retailrocket
  • Salesmanager
  • Superoffice
  • Webenable
  • ZOHO


Wil je ontdekken of een van deze 10 systemen bij jou als winnaar uit onze tool komt? Vul onze CRM-vergelijkingstool in en ontdek het in 5 minuten!

Onze bronnen: zoek een CRM voor jouw specifieke sector

Voor elke sector is ander advies van nut. Daarom hebben we speciale pagina's gemaakt voor de onderstaande sectoren. Gebruik de inzichten en vind een systeem voor je specifieke situatie:

Hoe kies je een geschikt CRM-pakket?

Hier zijn vier tips om je helpen bij het kiezen van een CRM-pakket:

Tip 1: Test je CRM-software!

Het is moeilijk om de echte kwaliteit van CRM-systemen te bepalen, omdat fabrikanten vaak overdreven positief zijn over hun producten. 

Daarom raden we je aan om een demo of gratis versie van de software uit te proberen voordat je een keuze maakt.

Tip 2: Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij je selectieproces.

Verschillende afdelingen hebben verschillende behoeften en eisen bij het gebruik van een CRM-systeem. 

Betrek daarom verschillende belanghebbenden, zoals sales, marketing en management. Zo zorg je ervoor dat het gekozen pakket aan alle eisen voldoet en breed gedragen wordt binnen de organisatie.

Tip 3: Controleer zorgvuldig de functionaliteiten binnen het gekozen pakket

Voorkom teleurstelling door goed te controleren of het gekozen CRM pakket alle benodigde functionaliteiten heeft. Door goed te controleren voorkom je dat je later moet upgraden naar een duurder pakket.

Tip 4: Maak het niet te ingewikkeld

Kies een gebruiksvriendelijk CRM-systeem. Dit voorkomt dat gebruikers moeite hebben met het gebruik van de software. 

Een te complexe interface kan leiden tot onjuiste gegevensinvoer en inefficiëntie. Kijk daarom bij het kiezen van een CRM-pakket vooral naar de hoeveelheid handmatig invoerwerk voor de verkoopafdeling.

Tip 5. Kijk naar het menselijke aspect bij het kiezen van een implementatiepartner

Bij het kiezen van een CRM-systeem is het cruciaal om niet alleen naar de zakelijke kant te kijken. Onze Software Specialist Joep raadt je daarom aan om ook naar het menselijke aspect te kijken wanneer je een CRM-partner kiest. De samenwerking met de leverancier duurt vaak jaren, dus zoek naar een goede klik en open communicatie.


Het verschil tussen ERP en CRM

Een klantrelatiebeheersysteem (CRM) richt zich op het beheren van contact- en klantgegevens, met als doel zowel nieuwe klanten aan te trekken als bestaande klanten beter van dienst te zijn.

Aan de andere kant is een ERP-systeem (enterprise resource planning) veelzijdiger, met functies als boekhouding, financiële administratie en magazijnbeheer, gericht op het verbeteren van verschillende bedrijfsprocessen.

Wil je meer weten over de verschillen tussen ERP en CRM? En wil je zelfs een tabel zien met de grootste verschillen? Je ontdekt het op onze pagina over het verschil tussen ERP en CRM.


Wanneer heb je een CRM nodig?

Vaak zien we dat bedrijven nog steeds Excel gebruiken. Naar onze mening is het bijhouden van je waardevolle contactgegevens daarin niet ideaal. Bovendien is dit een foutgevoelige manier van werken. Excel mist ook de meer geavanceerde functies zoals voorspellingen en automatisering. 

Merk je dat je verkoopprocessen en klantcontact niet soepel verlopen? Of denk je dat je met de juiste tools meer uit je organisatie zou kunnen halen? Beantwoord je deze vragen met "ja"? Dan heb je een CRM-systeem nodig!


Hoeveel kost zo'n CRM-oplossing?

Gemiddeld kost een CRM-systeem tussen de €10 en €300 per gebruiker per maand. De eenvoudigste CRM-systemen kosten ongeveer €10, terwijl geavanceerde software zoals Salesforce en HubSpot al snel €300 of meer per maand kost. 

Deze maandelijkse kosten dekken alleen de licentiekosten. Ook training en implementatiekosten komen bij het totale prijskaartje. Gelukkig zijn deze kosten vaak eenmalig.

Wil je snel een prijsindicatie? Vul onze CRM kostencalculator in om erachter te komen!

Zo vind je een pakket op maat

Begrijp je nu beter wat CRM is? En wat je ermee kunt ? Mooi, want de volgende stap is dan het kiezen van een geschikt systeem! 

Elke situatie vereist ander advies, andere systemen en andere implementatiepartners. De beslissing die je neemt is dus heel persoonlijk. 

Wil je 100% advies op maat over welke systemen passen bij jouw wensen en eisen? Vul dan CRM-vergelijkingstool en ontdek welke software bij jou past:

Wil je meer weten over hoe, je met behulp van onze vergelijkingstool_een geschikt systeem vindt? Bekijk de video en ontdek het!


Peter de Bruin
CEO & Sr. Software Specialist
Met ruim 15 jaar toegewijde ervaring in de zakelijke softwarebranche heb ik uit eerste hand gezien hoe cruciaal het is voor een organisatie om het juiste software-systeem te vinden voor succes. In deze snel veranderende markt is een eerlijk speelveld niet altijd vanzelfsprekend. Mijn missie is om een eerlijke match te creëren tussen bedrijven en leveranciers, waarbij het belang van passende en effectieve software voorop staat. Onze onafhankelijke selectietool is ontworpen om deze missie te vervullen, met als doel een toekomst te creëren waarin iedereen moeiteloos het perfecte softwarepakket kan vinden, met een glimlach. Laten we samen streven naar die moeiteloze toekomst.
Meer over mij ➔

Vind de ideale software

1. 
Beantwoord onze vragen (in slechts 5 minuten)
2. 
Ontvang een lijst met de best passende softwareleveranciers
3. 
Beslis zelf of je contact wilt opnemen met een van deze leveranciers
Vind jouw softwarepakket

CRM kiezen: opties en tips [+ objectieve vergelijkingstool]

Verder lezen →

De 4 beste CRM-systemen voor verenigingen [+ tips]

Verder lezen →

ERP-implementatie in 3 stappen [+ tips & kostenbesparend advies]

Verder lezen →

Geinteresseerd om samen te werken of heb je een vraag?

Klaar om te beginnen?

Wij bieden daarom onafhankelijk en eerlijk advies. Daarmee brengen we balans in de markt, zodat je met vertrouwen de optimale softwareoplossing kunt selecteren, wetende dat jouw succes onze topprioriteit is.