Document Output Management: wat is het? [+ voorbeelden] 

20 februari 2024

Heb je ooit een software-implementatie meegemaakt? Dan weet je dat het implementeren van een nieuw softwarepakket, zoals ERP of CRMveel tijd en moeite kost. 

Na een paar maanden en hard werken leert je organisatie eindelijk hoe het systeem werkt. 

Maar heb je ook nagedacht over hoe je software documenten als facturen, rapporten en inkooporders maakt en verspreid? 

De meeste mensen gaan ervan uit dat dit mogelijk is in de software zelf, zonder add-ons. Dit is echter niet het geval.

Dit geeft aan hoe belangrijk het is om meer te weten over Document Output Management (DOM). Gelukkig heb je nu dit artikel tot je beschikking.


* Dit artikel is samen met August Bridge_geschreven. Hun expertise, op het gebied van Document Output Management, heeft de waarde van dit artikel aanzienlijk vergroot. Ook de unieke afbeeldingen en voorbeelden komen vanuit August Bridge!

Op deze pagina leer je het volgende:



Wat is Document Output Management?

Document Output Management (DOM) heeft betrekking op het genereren, opslaan en distribueren van document outputs binnen een organisatie. Het is gericht op het optimaliseren van de efficiëntie en kosteneffectiviteit van het gehele documentproces. 

DOM-oplossingen zorgen ervoor dat documenten op de juiste manier worden opgemaakt en een aantrekkelijke lay-out krijgen. Bovendien zorgen deze oplossingen ervoor dat de documenten via verschillende kanalen bij de juiste ontvangers terechtkomen.

Waarom Document Output Management essentieel is voor elk bedrijf 

Voor bijna elk proces zijn documenten nodig. Voor elke verkoop is bijvoorbeeld een factuur nodig. Ook is voor elke levering een pakbon en/of verzendlabel nodig. Eenvoudig gezegd: elk bedrijf heeft documenten nodig. 

Naast deze basisbehoefte aan documenten is het ook belangrijk dat facturen en rapporten in overeenstemming zijn met de merkrichtlijnen. Je wilt je klanten geen merkloze factuur geven. 

Laten we een van onze documenten als voorbeeld nemen. In onze orderbevestiging zie je ons merk in de linkerbovenhoek. Dit leidt tot meer vertrouwen van onze (nieuwe) klanten. Ze zien meteen dat deze bevestiging van August Bridge (ons bedrijf) komt. 


Voorbeeld van goed Document Output Management

De voordelen van goede DOM

Hieronder de belangrijkste voordelen van DOM:

  • Meer automatisering, minder fouten 

Stroomlijn taken zoals het goedkeuren, routeren en distribueren van documenten. Door deze processen te automatiseren bespaar je tijd, verminder je fouten en verhoog je de productiviteit.

  • Print documenten waar je ze nodig hebt

Maak documenten zoals verzendetiketten en pakbonnen en print ze in het magazijn waar ze nodig zijn. Met effectief afdrukbeheer kun je altijd en overal afdrukken.

  • Naleving van de wettelijke vereisten 

Het naleven van regelgeving en normen voor gegevensbescherming is cruciaal voor organisaties. Door gebruik te maken van best practices kunnen documenten voldoen aan regionale eisen zoals SAFT-PT, PEPPOL voor e-facturatie.

  • Echt wereldwijde documenten 

Grotere organisaties werken vaak voor meerdere entiteiten. Dit leidt tot complexe documentvereisten. Met een goed DOM-systeem zien je documenten er gestandaardiseerd uit. Dit zorgt ervoor dat je voldoet aan de relevante wettelijke/fiscale eisen.

  • Verbeterd vertrouwen

Je documenten zijn in één lijn en daardoor gemakkelijk herkenbaar. Dit zal leiden tot meer vertrouwen bij de ontvangers van je documenten. 

Voorbeelden van goede document (en de output)

Het design van documenten is belangrijker dan ooit. Om concurrerend te blijven, moet je jezelf professioneel presenteren. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid op de lange termijn. 

Documenten die het imago en het merk van de organisatie weerspiegelen zijn essentieel. Kleine details zoals een uniforme aanpak, het toevoegen van een bedrijfslogo en het weergeven van perfect geformatteerde gegevens helpen enorm.

Document output voorbeeld 1. 

De Proforma Orderbevestiging hieronder laat zien hoe een goed gestructureerd document eruitziet. Het onderstaande voorbeeld weerspiegelt de huisstijl van ons bedrijf. Alle klant- en leveranciersgegevens worden weergegeven, samen met berekeningen van btw en kortingen.


Voorbeeld 1. van goed Document Output Management

Document output voorbeeld 2. 

De bijbehorende verkoopfactuur is gegenereerd met behulp van gegevens uit de Proforma Orderbevestiging als onderdeel van een geautomatiseerd proces dat geen menselijke tussenkomst vereist, waardoor fouten worden geëlimineerd.


Voorbeeld 2. van goed Document Output Management

Hoe maak je goede documenten? 

Gebruik de onderstaande tips en maak goede documenten (met output als doel) voor je bedrijf: 

1. Bepaal hoeveel documenten je nodig hebt

Vraag jezelf af hoeveel documenten je nodig hebt om je processen te ondersteunen. Je wilt voorkomen dat je te veel documenten gebruikt, maar in sommige gevallen zijn documenten gewoon nodig. Bepaal ook wanneer je je documenten nodig hebt tijdens je processen. 

Advies inwinnen bij een partner kan op dit punt nuttig zijn, omdat zij je kunnen adviseren op basis van je wensen.

2. Maak een mock-up

Een mock-up van je documenten zorgt ervoor dat aan je technische eisen wordt voldaan volgens je specificaties.

3. Maak je documenten toekomstbestendig

Je documenten zijn misschien correct en relevant voor vandaag, maar kunnen ze worden aangepast aan toekomstige veranderingen op het gebied van bijvoorbeeld branding of het toevoegen van meer informatie? 

Zorg ervoor dat je je documenten kunt wijzigen wanneer dat nodig is. Doe je dit niet? Dan moet je misschien weer van voren af aan beginnen.  

4. Zoek naar uitbreidingen voor je basissoftware

Document Output Management vergt tijd en investeringen. Als je bijvoorbeeld Dynamics 365 gaat implementeren, verwacht dan niet dat bedrijfskritische documenten zoals verkoopbevestigingen, facturen, inkooporders, pakbonnen en magazijnlabels met standaard Dynamics worden geproduceerd, want dat is gewoon niet het geval. 

Meer over de kennispartner van dit artikel

August Bridge heeft uitgebreide kennis van en ervaring met Microsoft Dynamics 365. Waar je ook bent in je reis naar output management, ons team van zeer ervaren consultants staat klaar om je te helpen. 

Door onze software-agnostische aanpak kunnen we je een oplossing op maat bieden die aan jouw eisen voldoet. Wij zijn partners met leading softwareleveranciers om onze klanten in staat te stellen goed ontworpen documenten te produceren die hun merk en bedrijfsidentiteit vertegenwoordigen. Ga voor meer informatie over August Bridge en de diensten die wij aanbieden naar www.augustbridge.com.


Peter de Bruin
CEO & Sr. Software Specialist
Met ruim 15 jaar toegewijde ervaring in de zakelijke softwarebranche heb ik uit eerste hand gezien hoe cruciaal het is voor een organisatie om het juiste software-systeem te vinden voor succes. In deze snel veranderende markt is een eerlijk speelveld niet altijd vanzelfsprekend. Mijn missie is om een eerlijke match te creëren tussen bedrijven en leveranciers, waarbij het belang van passende en effectieve software voorop staat. Onze onafhankelijke selectietool is ontworpen om deze missie te vervullen, met als doel een toekomst te creëren waarin iedereen moeiteloos het perfecte softwarepakket kan vinden, met een glimlach. Laten we samen streven naar die moeiteloze toekomst.
Meer over mij ➔

Vind de ideale software

1. 
Beantwoord onze vragen (in slechts 5 minuten)
2. 
Ontvang een lijst met de best passende softwareleveranciers
3. 
Beslis zelf of je contact wilt opnemen met een van deze leveranciers
Vind jouw softwarepakket

CRM kiezen: opties en tips [+ objectieve vergelijkingstool]

Verder lezen →

De 4 beste CRM-systemen voor verenigingen [+ tips]

Verder lezen →

ERP-implementatie in 3 stappen [+ tips & kostenbesparend advies]

Verder lezen →

Geinteresseerd om samen te werken of heb je een vraag?

Klaar om te beginnen?

Wij bieden daarom onafhankelijk en eerlijk advies. Daarmee brengen we balans in de markt, zodat je met vertrouwen de optimale softwareoplossing kunt selecteren, wetende dat jouw succes onze topprioriteit is.