Heb je ooit een software-implementatie meegemaakt? Dan weet je dat het implementeren van een nieuw softwarepakket, zoals ERP of CRMveel tijd en moeite kost.
Na een paar maanden en hard werken leert je organisatie eindelijk hoe het systeem werkt.
Maar heb je ook nagedacht over hoe je software documenten als facturen, rapporten en inkooporders maakt en verspreid?
De meeste mensen gaan ervan uit dat dit mogelijk is in de software zelf, zonder add-ons. Dit is echter niet het geval.
Dit geeft aan hoe belangrijk het is om meer te weten over Document Output Management (DOM). Gelukkig heb je nu dit artikel tot je beschikking.
* Dit artikel is samen met August Bridge_geschreven. Hun expertise, op het gebied van Document Output Management, heeft de waarde van dit artikel aanzienlijk vergroot. Ook de unieke afbeeldingen en voorbeelden komen vanuit August Bridge!
Op deze pagina leer je het volgende:
Document Output Management (DOM) heeft betrekking op het genereren, opslaan en distribueren van document outputs binnen een organisatie. Het is gericht op het optimaliseren van de efficiëntie en kosteneffectiviteit van het gehele documentproces.
DOM-oplossingen zorgen ervoor dat documenten op de juiste manier worden opgemaakt en een aantrekkelijke lay-out krijgen. Bovendien zorgen deze oplossingen ervoor dat de documenten via verschillende kanalen bij de juiste ontvangers terechtkomen.
Voor bijna elk proces zijn documenten nodig. Voor elke verkoop is bijvoorbeeld een factuur nodig. Ook is voor elke levering een pakbon en/of verzendlabel nodig. Eenvoudig gezegd: elk bedrijf heeft documenten nodig.
Naast deze basisbehoefte aan documenten is het ook belangrijk dat facturen en rapporten in overeenstemming zijn met de merkrichtlijnen. Je wilt je klanten geen merkloze factuur geven.
Laten we een van onze documenten als voorbeeld nemen. In onze orderbevestiging zie je ons merk in de linkerbovenhoek. Dit leidt tot meer vertrouwen van onze (nieuwe) klanten. Ze zien meteen dat deze bevestiging van August Bridge (ons bedrijf) komt.
Hieronder de belangrijkste voordelen van DOM:
Stroomlijn taken zoals het goedkeuren, routeren en distribueren van documenten. Door deze processen te automatiseren bespaar je tijd, verminder je fouten en verhoog je de productiviteit.
Maak documenten zoals verzendetiketten en pakbonnen en print ze in het magazijn waar ze nodig zijn. Met effectief afdrukbeheer kun je altijd en overal afdrukken.
Het naleven van regelgeving en normen voor gegevensbescherming is cruciaal voor organisaties. Door gebruik te maken van best practices kunnen documenten voldoen aan regionale eisen zoals SAFT-PT, PEPPOL voor e-facturatie.
Grotere organisaties werken vaak voor meerdere entiteiten. Dit leidt tot complexe documentvereisten. Met een goed DOM-systeem zien je documenten er gestandaardiseerd uit. Dit zorgt ervoor dat je voldoet aan de relevante wettelijke/fiscale eisen.
Je documenten zijn in één lijn en daardoor gemakkelijk herkenbaar. Dit zal leiden tot meer vertrouwen bij de ontvangers van je documenten.
Het design van documenten is belangrijker dan ooit. Om concurrerend te blijven, moet je jezelf professioneel presenteren. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid op de lange termijn.
Documenten die het imago en het merk van de organisatie weerspiegelen zijn essentieel. Kleine details zoals een uniforme aanpak, het toevoegen van een bedrijfslogo en het weergeven van perfect geformatteerde gegevens helpen enorm.
De Proforma Orderbevestiging hieronder laat zien hoe een goed gestructureerd document eruitziet. Het onderstaande voorbeeld weerspiegelt de huisstijl van ons bedrijf. Alle klant- en leveranciersgegevens worden weergegeven, samen met berekeningen van btw en kortingen.
De bijbehorende verkoopfactuur is gegenereerd met behulp van gegevens uit de Proforma Orderbevestiging als onderdeel van een geautomatiseerd proces dat geen menselijke tussenkomst vereist, waardoor fouten worden geëlimineerd.
Gebruik de onderstaande tips en maak goede documenten (met output als doel) voor je bedrijf:
Vraag jezelf af hoeveel documenten je nodig hebt om je processen te ondersteunen. Je wilt voorkomen dat je te veel documenten gebruikt, maar in sommige gevallen zijn documenten gewoon nodig. Bepaal ook wanneer je je documenten nodig hebt tijdens je processen.
Advies inwinnen bij een partner kan op dit punt nuttig zijn, omdat zij je kunnen adviseren op basis van je wensen.
Een mock-up van je documenten zorgt ervoor dat aan je technische eisen wordt voldaan volgens je specificaties.
Je documenten zijn misschien correct en relevant voor vandaag, maar kunnen ze worden aangepast aan toekomstige veranderingen op het gebied van bijvoorbeeld branding of het toevoegen van meer informatie?
Zorg ervoor dat je je documenten kunt wijzigen wanneer dat nodig is. Doe je dit niet? Dan moet je misschien weer van voren af aan beginnen.
Document Output Management vergt tijd en investeringen. Als je bijvoorbeeld Dynamics 365 gaat implementeren, verwacht dan niet dat bedrijfskritische documenten zoals verkoopbevestigingen, facturen, inkooporders, pakbonnen en magazijnlabels met standaard Dynamics worden geproduceerd, want dat is gewoon niet het geval.
August Bridge heeft uitgebreide kennis van en ervaring met Microsoft Dynamics 365. Waar je ook bent in je reis naar output management, ons team van zeer ervaren consultants staat klaar om je te helpen.
Door onze software-agnostische aanpak kunnen we je een oplossing op maat bieden die aan jouw eisen voldoet. Wij zijn partners met leading softwareleveranciers om onze klanten in staat te stellen goed ontworpen documenten te produceren die hun merk en bedrijfsidentiteit vertegenwoordigen. Ga voor meer informatie over August Bridge en de diensten die wij aanbieden naar www.augustbridge.com.
English 
Nederlands