ERP-implementatie in 3 stappen [+ tips & besparende adviezen]

19 maart 2024

Heb je een nieuw ERP-pakket gevonden? En wil je zo snel mogelijk profiteren van de efficiëntiewinst, het verbeterde inzicht en de kostenbesparingen van je gloednieuwe software? 

Dan wil je koste wat kost voorkomen dat je implementatieproces mislukt. Wist je dat ongeveer 75% van de implementaties gedeeltelijk of zelfs helemaal mislukt?

Dit artikel biedt waardevolle tips om je te helpen slagen in je ERP-implementatie!

Ook ontdek je hoe je een nieuw ERP in slechts 3 concrete stappen aan de praat krijgt. Bovendien krijg je advies waarmee je duizenden euro's kunt besparen. 

Doorloop de stappen, gebruik ons advies en maak een succes van je implementatie. 

* Dit artikel is geschreven in samenwerking met ERP-implementatiepartner ABC E BEDRIJF. ABC E BUSINESS heeft met zijn ervaren consultants meer dan 250 succesvolle implementaties uitgevoerd. Met een focus op het MKB. We hebben een 50 minuten durend interview gehouden met Lars Hoving (CEO). Dit met als doel om een extra waardevol (en expert-rijk) artikel voor je te maken!

Inhoud van dit artikel:

Wat is een ERP-implementatie? 

Een ERP implementatie is het proces van het installeren van ERP software binnen een organisatie.

Vervolgens wordt het systeem klaargemaakt voor gebruik. In dit proces wordt het systeem geconfigureerd en/of aangepast op basis van de specifieke situatie van de organisatie. Een implementatie omvat zaken zoals: het migreren van gegevens binnen één systeem, het trainen van personeel en het instellen van de software zodat deze live kan. 

Hoe weet je of je een (nieuw) ERP-systeem nodig hebt?

Het is belangrijk om te evalueren of je huidige systeem nog steeds voldoet aan je behoeften. 

Gemiddeld is er na 7 jaar een nieuw "meetmoment". Tijdens dit moment bepaal je of je nieuwe software nodig hebt. In sommige gevallen is het upgraden van je pakket voldoende. 

Enkele situaties waarin je een nieuw systeem zou kunnen gebruiken. Wie weet herken je jezelf erin!

  • Je gebruikt veel verschillende software
  • Omgaan met je IT is tijdrovend en complex
  • Je hebt het gevoel dat je niet het maximale uit je software haalt
  • Je klanten zijn ontevreden omdat er fouten zijn gemaakt
  • Toegang tot informatie is moeilijk. 

En? Herken je jezelf in één of meerdere situaties? Dan vinden wij het hoog tijd voor een (nieuwe) ERP!
 
Wil je binnen 5 minuten ontdekken welke partners en systemen bij je passen? Vul enkele vragen in over je situatie en kijk welke partij het beste bij je past:


Wil je meer informatie over hoe je het juiste ERP-systeem kiest? Kijk naar de video van ABC E BUSINESS en ontdek het!

Stappenplan voor een succesvolle implementatie van je ERP-systeem

Benieuwd hoe een implementatie er concreet uitziet? Hieronder doorlopen we drie eenvoudige stappen. 

Dit stappenplan is een praktisch voorbeeld van hoe coauteur ABC E BUSINESS een implementatie uitvoert.

Andere partners kunnen natuurlijk een ander proces hebben. Heb je al verschillende artikelen over dit onderwerp gelezen? Dan valt het je misschien op dat andere partijen vaak meer dan drie stappen noemen. 

Laten we het voor nu zo eenvoudig mogelijk houden.

Stap 1. Behoefteanalyse

Tijdens een intake maak je je behoeften kenbaar aan je ERP-partner. Het is altijd goed om eerst te weten waarom je een ERP wilt gebruiken. 

Het vaststellen van je behoeften is in de meeste gevallen volledig in handen van de verkoopafdeling. Hier probeert sales je wensen en behoeften zo volledig mogelijk boven water te krijgen. 

Verwacht dat ze dit soort vragen op je afvuren: 

  • "Wat is je financiële proces?"
  • "Werk je met serienummers of batchnummers?"
  • "Heb je een magazijn met streepjescodes?"

Bovenstaande vragen helpen je partner bij het opstellen van een passende offerte. Je wilt voorkomen dat er ontbrekende of onnodige items in de offerte staan. 

"Een veelvoorkomende uitdaging zijn verschillen in inzicht tussen de klant en de leverancier. Miscommunicatie kan lead tot situaties leiden waarbij bepaalde functionaliteiten niet in de offerte zijn opgenomen, maar wel door de klant worden verwacht. Het is belangrijk om deze misverstanden op tijd aan te pakken en duidelijkheid te verschaffen over wat wel en niet is inbegrepen in de offerte."

Wil je meteen goed van start gaan? Zorg er dan voor dat je een goed inzicht hebt in je huidige processen en vereisten. Een goed begin is het halve werk!

Je wensen staan nu zwart op wit (of in een digitaal document). Je ontvangt dan een adviesrapport en een offerte. 

Stap 2. De feitelijke implementatie

Nu is het tijd voor de implementatie, stap 2 in het proces.

Tijdens een implementatie begin je normaal gesproken met het opzetten van je systeem. Samen met je ERP-partner zorg je ervoor dat je processen op de juiste manier worden overgezet. Samen zorgen jullie ervoor dat alles goed wordt ingesteld in je nieuwe software. 

Nu is het tijd om te testen of alles klopt! 

Klopt alles 100%? Dan is het klaar: De software kan live en is klaar voor gebruik! 

Stap 3. Ondersteuning en nazorg

Live gaan met een nieuw ERP is complex. Ondersteunende training en ondersteuning zijn essentieel tijdens (en na) de implementatie. 

De meeste ERP-partners bieden daarom trainingen aan. Tijdens deze cursussen leer je werken met het systeem. 

Je krijgt ook vaak ondersteuning van je ERP-partner. Er zijn altijd problemen die zich tijdens het proces voordoen. Het komt wel eens voor dat iemand, ondanks de vele uren training, spontaan vergeet hoe je een verkoopfactuur moet boeken! 

En dat mensen spontaan vergeten hoe ze een inkoopfactuur of verkoopfactuur moeten boeken, ook al hebben ze daar allemaal training voor gehad.

We raden je overigens aan om een verkoper te kiezen met kennis van jouw branche. Zo weet je zeker dat je vakinhoudelijke vragen adequaat worden beantwoord. 

Tips die je kansen op een goede, betaalbare implementatie vergroten

Hier zijn vijf tips die je kansen op een succesvolle implementatie zullen vergroten: 

Tip 1. Zorg voor voldoende ondersteuning

Een gebrek aan ondersteuning is reden #1 voor mislukte implementaties. Maar hoe zorg je voor de broodnodige ondersteuning van je medewerkers? 

Om dit te bereiken, raden we je aan om je belangrijkste gebruikers (mensen die het ERP het meest zullen gebruiken) vanaf minuut één bij het proces te betrekken. 

"Ik doe dit al 20 jaar op deze manier, waarom moet het nu ineens anders?"

Maar waarom werkt dit zo goed? Door eindgebruikers erbij te betrekken voelen mensen zich gehoord. Je wilt hun inbreng ook serieus nemen. 

Hoe zou jij je persoonlijk voelen als je baas je vertelde dat je voortaan moet inloggen op systeem X? Zonder je hierover extra context te geven? 

Jij (of iemand anders) maakt de keuze, maar gebruikers leveren input tijdens het selectieproces. 

Tip 2. Kies een ERP-partner waar je een "klik" mee hebt

Zie je leverancier niet als een "leverancier", maar echt als een partner. Je moet gewoon goed met elkaar kunnen opschieten. 

Samenwerking is als een huwelijk. Je hebt van tijd tot tijd ruzie, maar je moet het goedmaken. Dat kan alleen als je de leverancier echt als partner ziet. Dat is echt het allerbelangrijkste.

"Maar hoe kan ik weten of ik een "klik" heb met een potentiële partner?" Ik hoor je denken. 

Een paar concrete tips van ons:

  • Ga fysiek koffie drinken met je ERP-partner. Vermijd dat je elkaar uitsluitend ziet via Teams of Zoom
  • Bespreek hoe jullie eerste gesprek voelde. Benadruk je gevoelens hier. 
  • Kijk of de partner begrijpt wat je zegt. Begrijpt hij of zij de unieke uitdagingen waar je voor staat? 

Gebruik de tips en vind je perfecte match. Luister daarbij naar je gevoel en richt je niet alleen op het zakelijke aspect. 

Je kansen vergroten om de juiste partner voor je project te kiezen? Krijg meer uitleg over deze tip op onze uitgebreide pagina over het vinden van een ERP-partner

Tip 3. Doe je huiswerk!

Wil je een zo soepel mogelijk implementatieproces? Dan is het essentieel om je "huiswerk" op orde te hebben. 

Met "huiswerk" bedoelen we dat je een duidelijk beeld moet hebben waar je behoeften liggen. Ga dus niet blanco op zoek naar een ERP-implementatiepartner, maar bedenk eerst waarom je op zoek bent naar een (nieuw) systeem. 

Heb je niet goed je behoeften in kaart gebracht? Dan loop je het risico op een moeizame implementatie. Dat is niet prettig voor jou, maar zeker ook niet ideaal voor je partner.

Heb je een goed inzicht in je behoeften? Dan vergroot je de kans dat je ERP naadloos aansluit op je bedrijfsprocessen.

Tip 4. Stem je bedrijfsprocessen af op de software

We zien vaak dat organisaties de software aanpassen aan hun eigen processen. Kies je voor deze optie? Dan moet je extra uren bij je partner afnemen om deze extra functies in je software te laten bouwen. 

Houd er rekening mee dat deze kosten meer dan 100 euro per uur zijn! 

Daarom raden we je aan om je processen altijd aan te passen, en niet de software om te gooien. 

Soms is het gewoon makkelijker om kleine aanpassingen aan je processen te doen dan om het hele ERP-systeem aan te passen. 

Het is belangrijk om kritisch naar je bedrijfsprocessen te kijken en te evalueren of je proces logisch is. Misschien zijn je processen toch niet zo logisch als je altijd dacht!

Tip 5. Stel een (interne) projectleider aan

Het aanstellen van een projectleider vergroot de kans op een soepele implementatie.

Waarom dit zo is? Een projectleider zorgt ervoor dat de taken, die voortkomen uit de bezoeken van je ERP-partner, worden afgehandeld.

Een interne projectleider is de schakel tussen de ERP-partner en het management. Deze persoon zorgt ervoor dat de nodige tijd wordt vrijgemaakt. 

Sterker nog, we zien vaak dat organisaties, naast hun normale bedrijfsvoering, te weinig tijd over hebben voor een implementatie. Logisch! Iedereen heeft het immers al druk genoeg zonder een complexe implementatie. 

Vandaar nogmaals ons advies (omdat we dit zo belangrijk vinden): stel altijd een interne leider van het project aan! 

Hoe lang duurt een implementatie?

Een implementatie duurt in de meeste gevallen minstens 3 maanden. Vergeet niet dat de duur van een implementatieproces van veel factoren afhangt.

Dit zijn de bepalende factoren:

  • De complexiteit van je bedrijfsprocessen
  • De grootte van je organisatie
  • Hoe goed je bent voorbereid
  • Of je de software aanpast, of toch je bedrijfsprocessen
  • De complexiteit van het door jou gekozen systeem.

Wat kost het implementatieproces? 

De kosten van het implementatieproces zijn afhankelijk van veel factoren. Helaas! Er is geen eenduidig antwoord op deze prangende vraag.

We hebben echter wel een calculator voor je. Hiermee krijg je een eerste indicatie van je mogelijke kosten. Deze calculator bepaalt de kosten op basis van je jaarlijkse omzet. Er wordt ook rekening gehouden met de complexiteit van je toekomstige ERP. 

Ga naar de rekenmachine en krijg eindelijk inzicht in je implementatiekosten! 

Zo vind je een geschikte implementatiepartner [vergelijking tool].

Een geschikte partner vinden voor je ERP-project is niet eenvoudig.

De perfecte ERP-partner bestaat niet. Naar onze mening is de keuze heel subjectief. Elk bedrijf heeft een andere leverancier nodig. 

Wil je ontdekken welke partij het beste bij je past? Vul onze vergelijkingstool in en kom er binnen 5 minuten achter. 

Op basis van jouw situatie en behoeften matcht onze tool je met een geschikte partner. Ontdek nu wie jouw perfecte match is. 

Zou leuk zijn om ABC E BUSINESS als winnaar uit de bus te zien komen! 

Vind een ERP-partner


Peter de Bruin
CEO & Sr. Software Specialist
Met ruim 15 jaar toegewijde ervaring in de zakelijke softwarebranche heb ik uit eerste hand gezien hoe cruciaal het is voor een organisatie om het juiste software-systeem te vinden voor succes. In deze snel veranderende markt is een eerlijk speelveld niet altijd vanzelfsprekend. Mijn missie is om een eerlijke match te creëren tussen bedrijven en leveranciers, waarbij het belang van passende en effectieve software voorop staat. Onze onafhankelijke selectietool is ontworpen om deze missie te vervullen, met als doel een toekomst te creëren waarin iedereen moeiteloos het perfecte softwarepakket kan vinden, met een glimlach. Laten we samen streven naar die moeiteloze toekomst.
Meer over mij ➔

CRM kiezen: opties en tips [+ objectieve vergelijkingstool]

Verder lezen →

De 4 beste CRM-systemen voor verenigingen [+ tips]

Verder lezen →

ERP-implementatie in 3 stappen [+ tips & kostenbesparend advies]

Verder lezen →

Geinteresseerd om samen te werken of heb je een vraag?

Klaar om te beginnen?

Wij bieden daarom onafhankelijk en eerlijk advies. Daarmee brengen we balans in de markt, zodat je met vertrouwen de optimale softwareoplossing kunt selecteren, wetende dat jouw succes onze topprioriteit is.