Excel (blijven) gebruiken of overstappen op CRM-software?

Ben je tevreden over Excel of overweeg je om over te stappen op een CRM-systeem? 

Dit artikel helpt je een weloverwogen keuze te maken tussen Excel en CRM-software.

Is Excel hetzelfde als een CRM-systeem?

Nee, Excel en CRM-software zijn niet hetzelfde. 

Excel kan wel een aantal (basis) CRM-functies uitvoeren. Denk hierbij aan het beheren van klantgegevens en het uitvoeren van rapportages. CRM-systemen bieden je overigens meer en geavanceerdere functies dan Excel. Hieronder gaan we dieper in op de verschillen tussen beide systemen.

Het verschil tussen CRM-systemen en Excel

Excel is een krachtig spreadsheetprogramma dat bekend staat om zijn veelzijdigheid in het verwerken van gegevens. Ook kun je berekeningen uitvoeren en rapportages maken. Kortom: Excel wordt veel gebruikt voor gegevensanalyse, budgettering en eenvoudige rapportagetaken.

Dit is hoe je klantgegevens er in Excel kunnen uitzien: 

CRM-software_is daarentegen specifiek ontworpen om klantrelaties en bedrijfsprocessen te beheren. CRM-systemen bieden een uniform platform om klantinteracties, verkoop, marketingcampagnes en klantenservice in realtime te volgen. Dankzij deze integratie kunnen bedrijven inzichten verwerven en hun activiteiten effectiever stroomlijnen.

Zo zien individuele klantgegevens eruit in CRM-software: 

Klik hier en bekijk meer voorbeelden van CRM-pakketten.

Waarom kiezen voor een CRM-systeem in plaats van Excel?

CRM-systemen bieden talloze voordelen ten opzichte van Excel, waaronder:

• Gecentraliseerde klantinformatie: In je CRM-systeem staan al je klantgegevens. Iedereen binnen je organisatie heeft hierdoor toegang tot actuele informatie.
• Verbeterd inzicht in klanten: Met CRM-software kun je het gedrag en de voorkeuren van klanten analyseren. Met deze informatie maak je je marketing persoonlijker. Ook helpt deze data je je klantenservice te verbeteren.
• Automatisering: CRM-systemen automatiseren repetitieve taken zoals follow-up e-mails, gegevensinvoer en klantsegmentatie. Dit geeft jou en je team tijd om de focus te leggen op strategische activiteiten.
• Betere samenwerking tussen afdelingen: CRM zorgt voor een betere samenwerking tussen afdelingen, zodat verkoop-, marketing- en klantenserviceteams op één lijn zitten en naar gemeenschappelijke doelen toewerken.

Wanneer is Excel voldoende?

Ondanks de voordelen van CRM-systemen, zijn er situaties waarin Excel voldoende kan zijn:

• Voor kleine bedrijven met een beperkt budget: Excel is kosteneffectief en vereist geen grote investeringen. Bijna iedereen heeft het standaard op zijn of haar PC staan!
• Bij eenvoudige bedrijfsprocessen: Als je processen eenvoudig zijn en niet met elkaar in verbinding staan, dan kan Excel aan je behoeften voldoen.
• Met een beperkt aantal werknemers: Voor erg kleine teams (denk aan 1 tot 3 personen) zijn het gebruiksgemak en de deelmogelijkheden van Excel vaak voldoende.
• Voor ad-hoc rapportage en analyse: Bedrijven die af en toe gegevens willen analyseren en rapporteren, kunnen genoeg hebben aan Excel.
• Tijdelijke projecten: Met Excel kunnen tijdelijke projecten flexibel worden uitgevoerd zonder de lange implementatietijd en kosten van CRM-systemen.
• Startups: Wist je dat veel grote CRM-leveranciers speciale kortingen hebben voor starters? Zowel HubSpot en Microsoft hebben flinke kortingen (kijk wel goed of je onder deze voorwaarden valt). HubSpot bijvoorbeeld geeft startups een kostenbesparing van 90% voor het eerste jaar dat ze hun systeem gebruiken. Daar hebben wij als startup dankbaar gebruik van gemaakt!

Wanneer kiezen voor een CRM-systeem?

Overweeg over te stappen op een CRM-systeem als:

• Je bedrijf groeit: Een CRM-systeem schaalt mee met je bedrijf en ondersteunt je steeds complexer wordende processen.
• Je processen complex zijn: Een CRM-pakket integreert verschillende bedrijfsfuncties, verbetert de efficiëntie en vermindert fouten.
• Er meerdere afdelingen en locaties zijn: CRM-software vergemakkelijkt de coördinatie en communicatie tussen verschillende afdelingen en locaties.
• Je behoefte hebt aan real-time gegevens: Een CRM-systeem biedt realtime inzicht in klantinteracties en bedrijfsprestaties, wat essentieel is voor geïnformeerde besluitvorming.
• Je moet voldoen aan strenge nalevingseisen: CRM-systemen helpen je te voldoen aan voorschriften en normen door middel van geautomatiseerde controles en uitgebreide rapportage.

Voordelen van CRM-systemen

Volgens ons zijn dit de grootste voordelen van CRM software:

• 360-graden klantbeeld: Krijg, door middel van je CRM-oplossing een volledig beeld met alle belangrijke informatie per klant/potentiële klant.
• Betere afstemming tussen verkoop en marketing: Je marketing- en verkoopafdeling werken samen in één systeem.
• Toegang tot geavanceerde marketing tools: Verbeter je communicatie met leads en klanten door middel van e-mailmarketing en social media integraties.
• Betere voorspellingen: Gebruik voorspellingsfuncties om klantgedrag te voorspellen, waardoor een meer gepersonaliseerde ervaring mogelijk wordt.
• Gestroomlijnde creatie en distributie van content: Maak en deel eenvoudig blogs en whitepapers met de wereld binnen de meeste CRM-systemen.
• Significante ROI: Een goed werkend CRM-pakket leidt tot betere klantrelaties en verbeterde verkoopefficiëntie, waardoor meer leads klanten worden!

Wil je snel een indicatie van de kosten van CRM-software? Vul dan onze CRM-kostencalculator in en ontdek het!

Nadelen van Excel

Hoewel Excel een veelzijdige tool is, heeft het opmerkelijke nadelen:

• Foutgevoelig: Handmatige gegevensinvoer kan lead tot fouten leiden en verschillende gebruikers kunnen met inconsistente gegevensversies werken.
• Geen real-time informatie: Excel biedt geen live gegevensintegratie met bedrijfsprocessen, leidt tot verouderde informatie.
• Beperkte samenwerking: Excel heeft geen geavanceerde toegangscontroles en gebruikersniveaus, waardoor samenwerking minder efficiënt is in vergelijking met CRM.

Bedrijf X is een klein productiebedrijf dat onderdelen levert aan verschillende industrieën. Ze hebben een magazijn met 1.000 verschillende producten en een maandelijkse omzet van €100.000. Momenteel gebruikt Bedrijf X, Excel om hun klantrelaties te beheren.

Scenario waarin Excel wordt gebruikt in plaats van CRM-software

Bedrijf X is een klein productiebedrijf dat onderdelen levert aan verschillende industrieën. Ze hebben een magazijn met 1.000 verschillende producten en een maandelijkse omzet van €100.000. Momenteel gebruikt Bedrijf X, Excel om hun klantrelaties te beheren.

Een medewerker maakt een typefout (dat gebeurt uiteraard regelmatig) in Excel, waardoor de contactgegevens van een belangrijke klant niet kloppen. Hierdoor bereiken e-mails, met daarin belangrijke updates, de klant niet op tijd.

Door de onjuiste informatie wordt de follow-up van een belangrijke verkoopkans vertraagd. Tegen de tijd dat de fout wordt ontdekt, heeft de klant al voor een concurrent gekozen. Zo zie je hoe een kleine typefout kan leiden tot vervelende consequenties!

De concrete gevolgen

• Verloren inkomsten: De gemiste verkoopkans resulteert in een gemiste omzet van €10.000.
• Ontevreden klanten: De onjuiste informatie veroorzaakt vertragingen in de communicatie, leading tot frustratie en een 5% daling van het aantal terugkerende klanten in de komende zes maanden (geschat omzetverlies van € 3.000).
• Hogere kosten voor klantenservice: Het personeel besteedt extra uren aan het corrigeren van de gegevens, het communiceren met de ontevreden klant en het beheren van de gevolgen (geschatte extra arbeidskosten van €1.000).
• Reputatieschade:: De fout schaadt de reputatie van het bedrijf, wat kan leiden tot verlies van toekomstige omzet (geschatte inkomstenderving op lange termijn van €2.000).

Totale geschatte kosten door de "Excel-fout": € 16.000

Uitsplitsing van de kosten:

• Gemiste verkoopkans: €10,000
• Verlies van herhalingsaankopen: €3,000
• Extra arbeidskosten: €1,000
• Reputatieschade:: €2,000

Hoewel Excel een kosteneffectieve tool is, kan het vertrouwen erop voor het beheren van klantrelaties lead tot aanzienlijke verborgen kosten leiden.

Investeren in CRM-software kan deze problemen voorkomen door nauwkeurige, realtime gegevens en efficiënt klantenbeheer te bieden, waardoor je bedrijf uiteindelijk tijd en geld bespaart.

Conclusie over Excel vs CRM-software

De keuze tussen Excel blijven gebruiken of overstappen op een CRM-systeem hangt af van de behoeften van je bedrijf. Terwijl Excel geschikt is voor eenvoudige taken en kleine bedrijven, bieden CRM-systemen aanzienlijke voordelen voor groeiende bedrijven met complexe processen.

Als je overtuigd bent van de kracht van CRM software, gebruik onze CRM-vergelijking tool om het beste systeem voor jouw bedrijf te vinden. Binnen enkele minuten krijg je advies op maat over de meest geschikte CRM-pakketten voor jouw bedrijf.